Eine Zeile pro Kunde. Die ganze Kundenbeziehung in drei Blättern.
Kunden, Gespräche und Zahlungen haben jeweils ein eigenes Blatt. Formeln verbinden sie, sodass die Kundenliste zeigt, wer eine Wiedervorlage fällig hat und wer noch zahlen muss.
Eine Datei, sechs Blätter, keine Makros
Es bleibt eine Tabelle. Nichts zu installieren und keine Add-ins, deshalb öffnet sie sich auf jedem Rechner gleich. Jedes Datenblatt besteht schon aus einer Kopfzeile und einer Zeile pro Datensatz.
=WENN(ODER($A2="";ZÄHLENWENN(Historie!$B:$B;$A2)=0);"";MAXWENNS(Historie!$A:$A;Historie!$B:$B;$A2))| A | E | J | K | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Firmenname | Status | Letzter Kontakt | Nächste Wiedervorlage |
| 2 | Nordtor GmbH | Aktiv | 04.09.2026 | 11.09.2026 |
| 3 | Meier GmbH | Aktiv | 01.08.2026 | |
| 4 | Schreinerei Brandt | Pausiert | 15.07.2026 | |
| 5 | Bäckerei Lindner | Interessent | 24.09.2026 | 05.10.2026 |
| 6 | . | . | . | . |
Drei Blätter halten Ihre Daten. Jede Zeile ist genau eine Sache.
Kunden
Eine Zeile pro Kunde
- Firmenname
- Ansprechperson
- Telefon
- Status
- Wie der Kunde zu Ihnen kam
- Was gekauft wurde
- Letzter Kauf
- Ihr Feld
- Letzter Kontakt
- Nächste Wiedervorlage
- Bisher bezahlt
- Offen
Über den Firmennamen gleichen alle anderen Blätter ab. Deshalb wird er einmal hier geschrieben und überall sonst aus einer Auswahlliste gewählt. Der Status und die vier hinterlegten Spalten zeigen, wo jeder Kunde steht.
Historie
Eine Zeile pro Kontakt
- Datum
- Kunde
- Art
- Was passiert ist
- Was als Nächstes ansteht
- Wiedervorlage am
Was als Nächstes ansteht macht aus einem Archiv eine Arbeitsliste. Mit einem Wiedervorlagedatum zeigt die Kundenliste die Aufgabe am richtigen Tag wieder an.
Zahlungen
Eine Zeile pro Rechnung
- Kunde
- Betrag
- Rechnungsdatum
- Fälligkeit
- Status
- Zahldatum
- Verwendungszweck
- Tage überfällig
Das Zahldatum ist das Feld, das gern übersprungen wird. Über ein Jahr gepflegt, zeigt es, welche Kunden immer zu spät zahlen, und genau danach handeln Sie bei der Verlängerung.
Drei weitere Blätter halten alles zusammen. Hier beginnen erklärt die Regeln direkt in der Datei, die Übersicht zählt, was ansteht, und Listen enthält alle Optionen der Auswahllisten, ein umbenannter Status ändert sich also überall zugleich. Die hinterlegten Spalten füllen sich selbst.
Vier Regeln entscheiden, ob die Tabelle in einem Jahr noch funktioniert.
Eine Zeile pro Kunde
Keine Leerzeilen zur Gliederung und keine Zwischenüberschriften mitten in den Daten. Eine Zeile, die keinem Kunden gehört, ist für jede Sortierung unsichtbar.
Eine Information pro Spalte
„Meier GmbH, München, Herr Weber“ in einem Feld sind drei Angaben, die niemand einzeln filtern kann. In drei Spalten können Sie sortieren und zählen.
Keine Farbe als Information
Eine Formel versteht kein Gelb, und nach sechs Monaten weiß niemand mehr, was es bedeutet hat. Wenn eine Farbe etwas aussagt, bekommt es eine eigene Spalte.
Keine verbundenen Zellen
Sie sehen ordentlich aus und machen Sortieren und Pivot-Tabellen genau dann unbrauchbar, wenn Sie sie brauchen.
Eine Spalte zeigt, mit wem Sie lange nicht gesprochen haben.
Letzter Kontakt sucht für jeden Kunden das jüngste Datum in der Historie und holt es in die Kundenliste. Niemand muss die Spalte pflegen. Tragen Sie den Anruf in der Historie ein, und das Datum wandert mit.
Älteste zuerst sortiert, steht oben die Liste der Kunden, bei denen sich lange niemand gemeldet hat. Es ist die billigste nützliche Zahl in der ganzen Datei.
Nächste Wiedervorlage funktioniert genauso. Geben Sie einer Zeile in der Historie ein Wiedervorlagedatum, und die Kundenliste zeigt es an, ab diesem Tag bernsteinfarben, bis eine neuere Zeile es ablöst.
Tage überfällig macht dasselbe für das Geld. Die Spalte zählt ab der Fälligkeit und leert sich, sobald die Rechnung auf Bezahlt steht.
- Schreinerei Brandt15.07.2026
- Meier GmbH01.08.2026
- Nordtor GmbH04.09.2026
- Bäckerei Lindner24.09.2026
Jede Zahl in der Übersicht ist eine Formel, und jede sagt, wie sie gezählt wird.
Die Übersicht liest Kunden, Historie und Zahlungen. Eingetragen wird dort nur eine Zahl: wie viele Tage ein aktiver Kunde ohne Kontakt bleiben darf, 60, bis Sie sie ändern.
Neben jeder Zahl steht eine Zeile, die sie erklärt. Wirkt eine Zahl falsch, ist sie in einer Minute nachgeprüft. Tragen Sie einen Kunden ein oder setzen Sie eine Rechnung auf Bezahlt, und die Zahlen bewegen sich.
Darunter zählt eine zweite Tabelle Kunden und Zahlungen danach, wie jeder Kunde zu Ihnen kam. So sehen Sie, welche Wege die zahlenden Kunden bringen.
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Aktive KundenKunden mit dem Status Aktiv im Blatt Kunden. | 2 |
| InteressentenKunden mit dem Status Interessent im Blatt Kunden. | 1 |
| Fällige WiedervorlagenKunden, deren nächste Wiedervorlage heute oder früher ist. Sie stammt aus der jüngsten Zeile des Kunden in der Historie. | 2 |
| Aktive Kunden ohne KontaktAktive Kunden, deren letzter Kontakt länger zurückliegt als die Tage oben. Ein Kunde ohne Eintrag in der Historie zählt nicht. | 1 |
| Offene BeträgeBeträge in Zahlungen mit dem Status Versendet oder Strittig. | 1.250,00 |
| Überfällige RechnungenRechnungen in Zahlungen mit mehr als null Tagen überfällig. | 1 |
| Überfälliger BetragDie Summe dieser überfälligen Rechnungen. | 900,00 |
| Bezahlt in diesem JahrBeträge in Zahlungen mit dem Status Bezahlt und einem Zahldatum im laufenden Kalenderjahr. | 3.600,00 |
Werkstatt und Agentur nutzen dieselbe Datei. Drei Dinge ändern sich.
Benennen Sie Ihr Feld um, legen Sie die Kontaktarten im Blatt Listen fest und halten Sie fest, wie der Betrieb bezahlt wird. Übernehmen Sie die Zeile, die Ihrem Geschäft am nächsten kommt. Passt keine und fällt Ihnen kein eigenes Feld ein, löschen Sie die Spalte.
| Betrieb | Ihr Feld | Arten in der Historie | Wie bezahlt wird |
|---|---|---|---|
| Werbe- oder Designagentur | Ende der Betreuung | Anruf, Termin, Angebot, Abstimmung | Monatliche Pauschale: eine Zeile pro Monat in Zahlungen |
| Steuerkanzlei | Besteuerungsform | Anruf, Mail, Unterlagen angefordert, Abgabe | Monatliches Honorar, Sonderleistungen in einer eigenen Zeile |
| Werkstatt | Kennzeichen | Termin, Reparatur, HU-Erinnerung, Anruf | Bezahlung bei Abholung, die Fälligkeit ist also das Rechnungsdatum |
| Friseur- oder Kosmetiksalon | Datum des Allergietests | Termin, Absage, Nachricht | Bezahlung vor Ort; Zahlungen nur für Pakete und Gutscheine |
| Immobilienmakler | Kauf, Verkauf oder Miete | Anruf, Besichtigung, Angebot, Bewertung | Provision nach dem notariellen Kaufvertrag |
| Handwerksbetrieb | Adresse der Baustelle | Besichtigung, Angebot, Auftrag, Anruf | Eine Zeile für die Abschlagszahlung, eine für die Schlussrechnung |
Ihr Feld enthält genau eine Angabe. Den vollständigen Satz an Feldern für einen Kundendatensatz, mit der Auswertung, die jedes Feld ermöglicht, finden Sie unter den 14 Feldern, die jeder Kundendatensatz braucht.
Eine Kundenliste enthält personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt auch in einer Tabelle.
Sitzt Ihr Unternehmen in der EU oder verkauft es an Personen dort, gilt die DSGVO für die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern in dieser Datei. Die Punkte unten fassen die Artikel zusammen, die eine Tabelle betreffen. Das ist keine Rechtsberatung.
Nur die Spalten behalten, die Sie nutzen
Personenbezogene Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein. Das ist dieselbe Regel wie beim Feld, das niemand ausfüllt: Können Sie nicht sagen, wofür eine Spalte da ist, löschen Sie sie.
DSGVOArt. 5 Abs. 1 lit. c
Ehemalige Kunden löschen, sobald Sie sie nicht mehr brauchen
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es nötig ist. Der Status Ehemalig findet diese Zeilen mit einem Filter. Rechnungen folgen dem Steuerrecht, das eigene Aufbewahrungsfristen vorgibt.
DSGVOArt. 5 Abs. 1 lit. e
Die Datei schützen
Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein, und die Verordnung nennt Verschlüsselung als eine Maßnahme. In Excel verschlüsselt Arbeitsmappe schützen > Mit Kennwort verschlüsseln die Datei. In Google Sheets teilen Sie die Tabelle mit bestimmten Personen statt mit allen, die den Link haben.
DSGVOArt. 32
Alles zu einer Person finden
Personen können eine Kopie der Daten verlangen, die Sie über sie speichern, und in bestimmten Fällen deren Löschung. Filtern Sie Kunden, Historie und Zahlungen nach dem Kundennamen, und Sie haben alles beisammen. Auch deshalb wählt jedes Blatt den Namen aus derselben Liste.
Gesundheitsangaben weglassen
Gesundheitsdaten, etwa eine im Salon notierte Allergie, gehören zu den besonderen Kategorien. Die Verordnung erlaubt sie nur unter bestimmten Bedingungen, zum Beispiel mit ausdrücklicher Einwilligung der Person. Wird eine solche Notiz nicht gebraucht, schreiben Sie sie nicht auf.
DSGVOArt. 9
Eine verlorene Datei kann eine Datenpanne sein
Geht die Datei verloren, wird sie gestohlen oder an die falsche Person geschickt, müssen Sie das unter Umständen binnen 72 Stunden der Datenschutzbehörde melden, es sei denn, die Panne führt voraussichtlich zu keinem Risiko für die Betroffenen.
DSGVOArt. 33
Die Vorlage ist eine Datei, die bei Ihnen bleibt. Syncek erhält nicht, was Sie eintragen, und nichts in der Datei stellt eine Verbindung ins Internet her. Die Verordnung macht das Unternehmen verantwortlich, das die Liste führt (Art. 24), deshalb macht keine Vorlage allein ein Unternehmen datenschutzkonform.
In Deutschland ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die DSGVO um eigene Regeln.
Wenn die Tabelle nicht mehr reicht, zieht sie so um, wie sie ist.
Eine Tabelle hält lange durch, und selten ist die Menge das Problem. Eng wird es, wenn zwei Personen gleichzeitig darin arbeiten oder wenn ein Gespräch im Postfach eines Kollegen bleibt und nie in der Historie ankommt.
- Löschen Sie die leeren Zeilen unter Ihrem letzten Eintrag. Diese Zeilen enthalten noch die Formeln, und ein Import liest jede davon als Datensatz.
- Importieren Sie jedes Datenblatt einzeln. Jedes besteht aus einer Kopfzeile und einer Zeile pro Datensatz.
- Ordnen Sie die hinterlegten Spalten keinem Feld zu. Sie werden aus den anderen Blättern berechnet.
Syncek liest .xlsx-Dateien direkt, bis zu 5.000 Zeilen pro Import, und lässt Sie jede Spalte einem Feld zuordnen. Syncek ist im Early Access, der Weg hinein führt heute über die Warteliste. Early Access anfragen
Fragen zur Kundenliste-Vorlage
Ist die Kundenliste-Vorlage kostenlos?
Ja. Die .xlsx-Datei ist kostenlos, ohne Registrierung und ohne dass Sie eine E-Mail-Adresse angeben. Sie enthält keine Makros und keine gesperrten Zellen, es hört also nach keiner Testphase etwas auf zu funktionieren, und Sie können jede Spalte, jedes Blatt und jede Option ändern. Die Beispielzeilen verwenden erfundene Firmen mit Adressen unter example.com, löschen Sie diese also, bevor Sie Ihre Kunden eintragen.
Funktioniert die Kundenliste-Vorlage in Google Sheets?
Ja. Laden Sie die Datei in Google Drive hoch und öffnen Sie sie mit Google Sheets, oder öffnen Sie sie in Excel oder LibreOffice Calc. Die Auswahllisten lesen ihre Optionen aus dem Blatt Listen, und die berechneten Spalten nutzen MAXWENNS, SUMMEWENNS, ZÄHLENWENN, ZÄHLENWENNS und HEUTE. MAXWENNS gibt es ab Excel 2019 und in Microsoft 365, in Excel 2016 zeigen Letzter Kontakt und Nächste Wiedervorlage daher einen Fehler statt eines Datums.
Welche Spalten enthält die Kundenliste-Vorlage?
Kunden enthält Firmenname, Ansprechperson, Telefon, E-Mail, Status, wie der Kunde zu Ihnen kam, was gekauft wurde, letzter Kauf und Ihr Feld, dazu vier berechnete Spalten: letzter Kontakt, nächste Wiedervorlage, bisher bezahlt und offen. Historie enthält Datum, Kunde, Art, was passiert ist, was als Nächstes ansteht und ein Wiedervorlagedatum. Zahlungen hat eine Zeile pro Rechnung mit Betrag, Daten und Status. Die Übersicht zählt, was ansteht.
Wie funktioniert die Spalte Letzter Kontakt in der Vorlage?
Die Spalte sucht im Blatt Historie das jüngste Datum für den Kunden in dieser Zeile und zeigt es im Blatt Kunden an. Tragen Sie einen Anruf, eine Mail oder einen Termin in der Historie ein, und der letzte Kontakt dieses Kunden aktualisiert sich von selbst. Sortieren Sie Kunden danach, älteste zuerst, und oben stehen die Kunden, mit denen lange niemand gesprochen hat.
Kann ich Kundenzahlungen in derselben Tabelle verfolgen?
Ja. Das Blatt Zahlungen hat eine Zeile pro Rechnung, mit Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Status, Zahldatum und Verwendungszweck. Tage überfällig zählt ab der Fälligkeit und leert sich, sobald der Status Bezahlt ist. Im Blatt Kunden summiert jede Zeile, was dieser Kunde bezahlt hat und was noch offen ist, und die Übersicht bildet aus beidem die Summe. Tragen Sie das Zahldatum auch bei pünktlich bezahlten Rechnungen ein.
Ist die Kundenliste-Vorlage DSGVO-konform?
Keine Vorlage ist für sich allein DSGVO-konform, denn die DSGVO macht das Unternehmen verantwortlich, das die Daten führt. Die Datei erleichtert es, die Regeln einzuhalten: Eine Zeile pro Kunde macht alles zu einer Person auffindbar und löschbar, der Status Ehemalig zeigt Zeilen, die Sie vielleicht nicht mehr brauchen, und Excel kann die Datei mit einem Kennwort verschlüsseln. Syncek erhält nie, was Sie eintragen.
Kann ich die Kundenliste-Vorlage in ein CRM importieren?
Ja, Blatt für Blatt, denn jedes Datenblatt besteht aus einer Kopfzeile und einer Zeile pro Datensatz. Löschen Sie zuerst die leeren Zeilen unter Ihrem letzten Eintrag. Diese Zeilen enthalten noch die Formeln, und ein Import liest jede davon als Datensatz. Ordnen Sie die hinterlegten Spalten keinem Feld zu, weil sie berechnet werden. Syncek liest .xlsx-Dateien direkt, bis zu 5.000 Zeilen pro Import.
Wann reicht eine Kundenliste in Excel nicht mehr aus?
Selten, weil sie zu lang wird. Eine Tabelle verkraftet viele Zeilen, bevor die Menge zum Problem wird. Eng wird es, wenn mehr als eine Person gleichzeitig darin arbeitet oder wenn Gespräche im Postfach eines Kollegen bleiben und nie im Blatt Historie ankommen. Dann müssen Kunde und Gespräch ein gemeinsamer Datensatz sein, den das ganze Team sieht, und genau das leistet ein CRM.
Beginnen Sie heute mit der ersten Zeile für Ihren ersten Kunden.
Eine Datei, sechs Blätter und die vier Regeln schon eingebaut.
Vorlage herunterladenDas CRM, für das dieser Leitfaden geschrieben wurde.
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