O stack de 6 ferramentas para uma agência de 5 a 15 pessoas.

CRM de clientes, registo de horas, gestão de projetos, entrega de ficheiros, faturação e um cofre de palavras-passe. Seis categorias para seis funções. O PDF indica 2 ou 3 opções dentro de cada categoria, com a regra específica de agência para escolher entre elas.

A ordem conta. As três primeiras carregam o trabalho. As três últimas carregam a fronteira entre a agência e o cliente. Uma agência de 5 a 15 pessoas com nove ferramentas costuma ter, escondidas nas três últimas, duas sobras do tempo em que a agência era uma pessoa só.

Uma suite tudo-em-um é uma versão mais lenta das mesmas 6 ferramentas, com piores predefinições em cada uma. Numa agência de 5 a 15 pessoas, o custo da suite aparece nas fronteiras: um registo de horas que não liga à faturação como a equipa precisa, uma entrega de ficheiros a que o cliente não chega sem conta, um cofre de palavras-passe escondido num painel de administração que ninguém abre.

Seis ferramentas focadas ganham a uma ferramenta agregada enquanto a equipa for pequena e as categorias forem reais. O modelo indica a regra para escolher dentro de cada uma.

Para quem é dono ou responsável de operações numa agência de serviços de 5 a 15 pessoas. Digital, design, consultoria, serviços de marketing, estúdios de desenvolvimento, estúdios de marca, produção de conteúdos. Receita repartida entre projetos e avenças. A reconstruir o stack agora que a equipa passou a fase de quem funda a trabalhar em folhas de cálculo.

Abaixo das 5 pessoas, o modelo é mais pesado do que a operação precisa. Acima das 50, com uma função de RevOps dedicada, é mais leve do que a operação precisa. O ponto certo é a faixa em que quem funda ainda toca nas operações e a equipa é pequena o suficiente para cada escolha de ferramenta ser visível.

Sim. Cada categoria lista 2 ou 3 nomes que as agências de serviços pequenas usam mesmo, com linguagem neutra. O Syncek é nomeado uma vez, na categoria do CRM, ao lado de outros dois CRMs. As regras para escolher dentro de cada categoria estão escritas para servirem qualquer ferramenta que as cumpra, não só as que aparecem na lista.

O PDF é um marcador, não uma folha de vendas. O Salva desenhou as categorias a partir de anos de projetos com clientes em tecnologia e consultoria antes de cofundar o Syncek; as opções são independentes do CRM que o leitor acabar por usar.

Uma maneira de modelar uma conta de cliente que corre como avença de 12 meses e também encomenda projetos pontuais, sem duplicar o cliente. A forma é um registo de cliente com duas coleções filhas: avenças e projetos, cada uma com o seu estado e as suas datas.

O PDF traz um exemplo prático, aplicável a qualquer CRM com relações entre registos. Secção oito.

Dez passos que atravessam as 6 ferramentas, do arranque ao arquivo depois da entrega. Briefing no primeiro dia. Estrutura de pastas do projeto. Cadência da avença no registo de cliente certo. Ponto de situação na semana 6. Entrega do projeto. Conferência das horas contra a fatura. Retirada de acessos no último dia. Arquivo dos ficheiros na pasta do cliente. Contactos postos de lado. Nota de balanço no negócio fechado.

A última página é a folha de resumo que a equipa afixa por cima da secretária, para a rotina correr sem precisar de uma reunião de cada vez.

Sim. As formas e as regras são neutras quanto a fornecedores. As 6 categorias funcionam no CRM que a agência já usa, ao lado do registo de horas, da ferramenta de projetos e da faturação que já lá estão. O Syncek é um dos nomes indicados na categoria do CRM e não é um pré-requisito para o resto do modelo.

Se a agência quiser consolidar, o modelo dispõe a mudança categoria a categoria, pela ordem que a equipa consegue absorver.

Não. O email serve para enviar o PDF e, de vez em quando, uma novidade do Syncek. Sem telefone, sem dimensão da empresa, sem chamada de seguimento, sem lembretes no dia 3 e no dia 7. Cancele a subscrição num clique.

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A análise completa está no blog: syncek.com/pt/blog/o-stack-de-6-ferramentas-do-dono-de-agencia-o-que-manter. Cada categoria tem uma secção com a regra, os nomes indicados e o raciocínio operacional. O PDF é o companheiro de trabalho. O artigo é a referência.