E-Mail-Synchronisation sind vier Aufgaben unter einem Namen.
„Synchronisiert dieses CRM mit Gmail?“ ist die Frage, die jeder Käufer vor dem Verbinden eines Postfachs stellt. Hinter dem Ja stecken vier getrennte Funktionen: Protokollierung, Senden und Empfangen in beide Richtungen, Kontakterfassung und Zuordnung der Konversation. Wissen Sie vor dem Klick auf Verbinden, welche davon wirklich aktiv werden.
„Synchronisiert es mit Gmail?“ Der Anbieter sagt ja. Damit haben Sie vier Dingen zugestimmt, die niemand benannt hat.
„Synchronisation“ wird als ein einziger Schalter verkauft. Dahinter liegen vier Funktionen, die Ihre private Post auf unterschiedliche Weise und in unterschiedliche Richtungen berühren. Die wenigsten können sagen, welche davon ein Anbieter mit „synchronisiert mit Gmail“ meint.
Diese Seite erklärt die Kategorie und verkauft nichts. Unten stehen alle vier in klaren Worten, die Fragen, die vorher gehören, und eine ehrliche Notiz dazu, was Syncek heute liefert.
E-Mail-Synchronisation sind vier Funktionen. Benennen Sie sie, bevor Sie sie einschalten.
Jede tut etwas anderes mit Ihrer Post, in eine andere Richtung. Ein CRM bietet vielleicht eine, einige oder alle vier. Wer sie auseinanderhält, schaltet genau das ein, was er will, und nicht mehr.
Protokollierung
eine Richtung · Postfach ins CRMDas CRM behält eine Kopie der Mails an einen Kontakt und von ihm, sodass die Historie im Datensatz liegt und nicht nur in Ihrem Postfach. Es liest und speichert. Es verschickt nichts in Ihrem Namen.
Senden und Empfangen in beide Richtungen
zwei Richtungen · CRM und PostfachSie schreiben, antworten und empfangen im CRM, und dieselben Nachrichten liegen weiter in Ihrem gewohnten Postfach. Die Post fließt in beide Richtungen. Diese Funktion haben die meisten vor Augen, und sie reicht am weitesten.
Kontakterfassung
eingehend · Personen zu KontaktenDie Personen, denen Sie schreiben, werden automatisch als Kontakte angelegt. Schreiben Sie einem neuen Kunden, und ein Datensatz entsteht, ohne dass Sie tippen. Bequem, und die Funktion, deren Umfang Sie sorgfältig begrenzen sollten.
Zuordnung der Konversation
verknüpft · Konversation zu DatensatzJedes Gespräch hängt am richtigen Datensatz. Die Konversation mit einem Kunden landet auf dessen Seite, neben dem Deal, den Feldern und den Notizen. Darauf zahlen die anderen drei ein.
Ein Postfach zu verbinden berührt private Post. Klären Sie vorher drei Dinge.
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[ Q1 ]
Was wird synchronisiert?
Ihre gesamte Post, oder nur Nachrichten mit Personen, die schon im CRM stehen? Die alte Historie, oder nur alles ab heute? Der Umfang entscheidet, wie viel im Moment des Verbindens auftaucht.
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[ Q2 ]
In welche Richtung fließt es?
Reine Protokollierung zum Lesen, oder volles Senden und Empfangen in beide Richtungen? Das eine holt eine Kopie herein. Das andere kann unter Ihrem Namen hinausschicken. Das ist nicht dasselbe Risiko.
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[ Q3 ]
Wer im Team kann es sehen?
Ihre synchronisierte Post in einem geteilten Datensatz kann für Kolleginnen und Kollegen sichtbar sein. Kennen Sie die Voreinstellung, bevor eine private Konversation still für das ganze Team sichtbar wird.
Checkliste vor dem Start
Gehen Sie diese fünf durch, bevor Sie Zugriff auf ein Postfach geben.
- [ 01 ]Synchronisiert es ein Postfach, oder holt es die Post des ganzen Teams?
- [ 02 ]Ist es reine Protokollierung, oder Senden und Empfangen in beide Richtungen?
- [ 03 ]Synchronisiert es die ganze Historie, oder erst ab dem Tag der Verbindung?
- [ 04 ]Wer sieht die synchronisierten Konversationen, nur ich oder der ganze Workspace?
- [ 05 ]Was passiert mit den synchronisierten Daten, wenn ich die Verbindung trenne?
Die Gmail-Synchronisation ist heute verfügbar. Die Kalender-Anbindung und Dateianhänge je Datensatz sind das Nächste, was wir bauen.
Wir benennen in klaren Worten, was als Nächstes kommt, und verkaufen nichts, was es noch nicht gibt. Gmail ist das einzige Postfach, mit dem sich Syncek verbindet. Outlook und IMAP sind nicht ausgeliefert und nicht in Reichweite, deshalb stehen sie auch nicht als geplant in der Liste.
Heute live
- Den Kundenbestand an einem Nachmittag aus einer Tabelle oder CSV importieren
- Eine Datentabelle, die sich bearbeiten lässt wie die Tabelle, die Ihr Team schon benutzt
- Kanban-Pipeline, geteilte Datensätze, Rollen und Zusammenarbeit im Team
- Gmail-Synchronisation in beide Richtungen, jede Nachricht am passenden Datensatz
- Export nach CSV oder JSON jederzeit, auch nach der Kündigung
Auf der Roadmap, offen benannt
- Kalender-Anbindung
- Dateianhänge je Datensatz
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Die vier Funktionen, die Synchronisation meinen kann, was jede davon schreibt, und die drei Antworten, die vorher zu klären sind. Fünfzehn A4-Seiten, herstellerneutral. Einmal lesen, bevor Sie etwas verbinden. Herunterladen
Was im Leitfaden steht
Vier Funktionen, drei Antworten, eine Zeile je Postfach und ein Test, der es klärt.
- Die vier Funktionen. Protokollierung, Senden und Empfangen in beide Richtungen, Kontakterfassung, Zuordnung der Konversation, jeweils mit der Richtung, in die sie läuft.
- Die drei Antworten. Was synchronisiert wird, in welche Richtung es läuft und wer es liest, dazu der Berechtigungsdialog im Klartext.
- Herstellerneutral. Funktioniert mit jedem CRM, und verkauft nichts.
- Kostenlos, ohne Registrierungshürde. Ein PDF, das Sie speichern und im Team teilen können.
Die Fragen, die am häufigsten kommen.
Kurze, herstellerneutrale Antworten dazu, was die E-Mail-Synchronisation umfasst und was Sie vor dem Verbinden prüfen sollten.
Was bedeutet E-Mail-Synchronisation auf einem CRM-Datensatz?
Die E-Mail-Synchronisation in einem CRM ist die Verbindung zwischen Ihrem Postfach und Ihren CRM-Datensätzen. In der Praxis bündelt sie bis zu vier getrennte Funktionen: eine Kopie gesendeter und empfangener Post im Datensatz ablegen, aus dem CRM heraus senden und empfangen, die Personen als Kontakte erfassen, denen Sie schreiben, und jede Konversation an den richtigen Datensatz hängen.
Ein CRM bietet vielleicht eine, einige oder alle vier. Das Wort „Synchronisation“ allein sagt Ihnen nicht, was tatsächlich eingeschaltet wird.
Aus welchen vier Teilen besteht die E-Mail-Synchronisation?
Die Protokollierung hält in einer Richtung eine Kopie der Mails im Datensatz. Senden und Empfangen in beide Richtungen lässt Sie aus dem CRM heraus schreiben und antworten, während die Post weiter in Ihrem Postfach liegt. Die Kontakterfassung legt aus den Personen, denen Sie schreiben, automatisch Kontakte an. Die Zuordnung hängt jede Konversation an den passenden Datensatz.
Das sind getrennte Aufgaben, die eine einzige Anbieterbezeichnung oft unter einem Wort verdeckt.
Ist E-Mail-Synchronisation dasselbe wie Synchronisation in beide Richtungen?
Nein. Senden und Empfangen in beide Richtungen ist nur eine der vier Funktionen, die die E-Mail-Synchronisation umfassen kann. Ein CRM kann Ihre Post nur lesend protokollieren, ohne je in Ihrem Namen zu senden, Kontakte erfassen, ohne in beide Richtungen zu senden, oder Konversationen zuordnen, ohne dass Sie darin schreiben.
Wenn ein Anbieter von „beiden Richtungen“ spricht, fragen Sie, ob Protokollierung, Kontakterfassung und Zuordnung mitkommen.
Was sollte ich prüfen, bevor ich mein Postfach mit einem CRM verbinde?
Prüfen Sie fünf Dinge: ob ein Postfach oder die Post des ganzen Teams synchronisiert wird, ob es reine Protokollierung ist oder volles Senden und Empfangen in beide Richtungen, ob die ganze Historie synchronisiert wird oder erst ab dem Tag der Verbindung, wer die synchronisierten Konversationen sieht, und was mit den synchronisierten Daten passiert, wenn Sie die Verbindung trennen.
Umfang, Richtung und Sichtbarkeit vor dem Klick auf Verbinden zu kennen, ist der Zweck dieser Seite.
Bedeutet E-Mail-Synchronisation, dass das CRM meine gesamte Post liest?
Das hängt vom Umfang ab, den Sie freigeben. Manche CRMs synchronisieren nur Nachrichten mit Personen, die schon im CRM stehen. Andere holen Ihr ganzes Postfach. Reine Protokollierung legt eine Kopie ab, ohne zu senden; Senden und Empfangen in beide Richtungen kann auch unter Ihrem Namen senden.
Der Umfang ist eine Einstellung und keine feste Regel, lassen Sie sich also vor dem Verbinden die Voreinstellung des jeweiligen CRM bestätigen.
Was ist Syncek?
Syncek ist ein CRM für kleine Unternehmen, das die direkte Bearbeitung in der Zelle wie in einer Tabelle mit strukturierten Feldern, Kanban-Pipelines und Zusammenarbeit im Team verbindet.
Wer eine Tabelle bedienen kann, führt sein Geschäft in Syncek noch an dem Nachmittag, an dem der Kundenbestand importiert wird.
Synchronisiert Syncek heute mit Gmail?
Ja. Die Gmail-Synchronisation ist heute verfügbar und die einzige E-Mail-Anbindung, die Syncek hat: Sie verbinden ein Postfach, und die Nachrichten hängen sich in beide Richtungen an den Datensatz, zu dem sie gehören. In den Einstellungen trennen Sie sie wieder.
Was heute funktioniert, ist der Import: Holen Sie Ihren Kundenbestand an einem Nachmittag aus einer Tabelle oder CSV herein, und exportieren Sie jederzeit nach CSV oder JSON, auch nach der Kündigung.
Was kostet der Leitfaden?
Nichts. Der Leitfaden ist ein kostenloses PDF mit 15 A4-Seiten: die vier Funktionen, die Synchronisation meinen kann, was jede davon wohin schreibt, die drei Antworten vor dem Verbinden und ein Test mit fünf Nachrichten.
Er ist herstellerneutral und funktioniert mit jedem CRM. Speichern Sie ihn, teilen Sie ihn im Team, und klären Sie die drei Antworten, bevor Sie ein Postfach verbinden.
Sobald Post an einem Datensatz hängt, braucht der Datensatz die richtigen Felder.
Die Kontakterfassung hilft nur, wenn der erfasste Kontakt einen Platz für Telefon, Wert, verantwortliche Person und Phase hat. Das sind die Felder, die ihren Platz verdienen.
Die 14 Felder, die jeder CRM-Kontakt braucht
Herstellerneutral. Die Felder, die aus einer erfassten Adresse einen Kontakt machen, mit dem sich arbeiten lässt, und die, die nur Rauschen erzeugen.
Wissen Sie, was Sie einschalten, bevor Sie ein Postfach verbinden.
Hinter dem einen Schalter stecken vier Funktionen. Benennen Sie sie, gehen Sie die fünf Prüfungen durch, dann entscheiden Sie. Laden Sie den kostenlosen Leitfaden herunter und legen Sie ihn dorthin, wo das Team ihn findet, für das nächste Mal, wenn ein Anbieter „synchronisiert mit Gmail“ sagt.
Das CRM, für das dieser Leitfaden geschrieben wurde.
Syncek ist im frühen Zugang, der öffentliche Start kommt bald. Hinterlassen Sie Ihre E-Mail und die Einladung erreicht Sie zuerst, zusammen mit dem Startangebot.