Der 6-Tool-Stack für eine Agentur mit 5 bis 15 Personen.

Kunden-CRM, Zeiterfassung, Projektmanagement, Dateiübergabe, Rechnungsstellung und ein Passwort-Tresor. Sechs Kategorien für sechs Aufgaben. Das PDF nennt in jeder Kategorie 2 bis 3 Optionen, dazu die agenturspezifische Regel für die Auswahl.

Die Reihenfolge zählt. Die ersten drei tragen die Arbeit. Die letzten drei tragen die Grenze zwischen Agentur und Kunde. Eine Agentur mit 5 bis 15 Personen, die neun Tools einsetzt, hat meist zwei Überbleibsel aus dem Solojahr der Gründerin in den letzten drei versteckt.

Eine Alles-in-einem-Suite ist eine langsamere Fassung derselben 6 Tools mit schwächeren Voreinstellungen in jeder einzelnen. Für eine Agentur mit 5 bis 15 Personen zeigt sich der Preis der Suite an den Übergängen: eine Zeiterfassung, die sich nicht so mit der Rechnungsstellung verbindet, wie das Team es braucht, eine Dateiübergabe, auf die der Kunde ohne Login nicht zugreift, ein Passwort-Tresor, versteckt in einem Adminbereich, den niemand öffnet.

Sechs fokussierte Tools schlagen ein gebündeltes Tool, solange das Team klein ist und die Kategorien echt sind. Die Vorlage nennt die Regel für die Auswahl innerhalb jeder Kategorie.

Für die Inhaberin oder die Betriebsleitung einer Dienstleistungsagentur mit 5 bis 15 Personen. Digital, Design, Beratung, Marketingdienstleistungen, Entwicklungsteams, Markenstudios, Content-Produktion. Umsatz aus einer Mischung von Projekten und Retainern. Gerade dabei, den Stack neu zu bauen, nachdem das Team der Tabellenphase der Gründungszeit entwachsen ist.

Unter 5 Personen ist die Vorlage schwerer, als der Betrieb sie braucht. Über 50 Personen mit einer eigenen RevOps-Funktion ist sie leichter, als der Betrieb sie braucht. Der passende Bereich liegt dort, wo die Gründerin noch selbst im Betrieb steht und das Team klein genug ist, dass jede Tool-Entscheidung sichtbar bleibt.

Ja. Jede Kategorie nennt 2 bis 3 Optionen, die kleine Dienstleistungsagenturen wirklich einsetzen, in neutraler Formulierung. Syncek wird einmal genannt, in der CRM-Kategorie, neben zwei anderen CRMs. Die Regeln für die Auswahl innerhalb jeder Kategorie sind so geschrieben, dass sie für jedes Tool gelten, das sie erfüllt, nicht nur für die genannten.

Das PDF ist ein Lesezeichen, kein Verkaufsblatt. Salva hat die Kategorien aus Jahren von Kundenprojekten in Tech und Beratung entworfen, bevor er Syncek mitgegründet hat; die Optionen sind unabhängig davon, für welches CRM sich die Leserin am Ende entscheidet.

Eine Art, ein Kundenkonto zu modellieren, das als Retainer über 12 Monate läuft und zusätzlich einmalige Projekte vergibt, ohne den Kunden zu duplizieren. Die Form ist ein Kundendatensatz mit zwei untergeordneten Sammlungen: Retainer und Projekte, jede mit eigenem Status und eigenen Daten.

Das PDF trägt ein ausgearbeitetes Beispiel, anwendbar auf jedes CRM mit Datensatzbeziehungen. Abschnitt acht.

Zehn Schritte, die durch alle 6 Tools laufen, vom Kickoff bis zur Archivierung nach der Übergabe. Briefing am ersten Tag. Ordnerstruktur für das Projekt. Retainer-Rhythmus am richtigen Kundendatensatz. Zwischenstand in Woche 6. Projektübergabe. Abgleich der Stundenzettel mit der Rechnung. Zugriffsentzug am letzten Tag. Archivierung der Dateien im Ordner des Kunden. Kontakte stilllegen. Rückschau am geschlossenen Deal.

Die letzte Seite ist die Übersicht auf einem Blatt, die das Team über den Schreibtisch hängt, damit die Routine ohne ein Meeting jedes Mal läuft.

Ja. Die Formen und Regeln sind herstellerneutral. Die 6 Kategorien funktionieren in jedem CRM, das die Agentur bereits einsetzt, neben jeder Zeiterfassung, jedem Projekt-Tool und jeder Rechnungsstellung, die schon im Einsatz sind. Syncek ist eine der genannten Optionen in der CRM-Kategorie und keine Voraussetzung für den Rest der Vorlage.

Will die Agentur konsolidieren, beschreibt die Vorlage den Umzug Kategorie für Kategorie, in der Reihenfolge, die das Team verkraftet.

Nein. Die E-Mail-Adresse dient dazu, das PDF zu schicken und ab und zu ein Update von Syncek. Keine Telefonnummer, keine Firmengröße, kein Rückruf, keine Erinnerungsmails an Tag 3 und Tag 7. Abmeldung mit einem Klick.

Ehrliche Preise. Keine Überraschungen pro Nutzer. Dieselbe Haltung gilt für den Verteiler.

Die ausführliche Fassung steht im Blog: syncek.com/de/blog/der-6-tool-stack-fuer-agenturinhaber-was-bleibt. Jede Kategorie hat einen Abschnitt mit der Regel, den genannten Optionen und der betrieblichen Begründung. Das PDF ist die Arbeitsfassung. Der Artikel ist die Referenz.