Um guia de dezasseis páginas, neutro quanto a fornecedores. Lead, qualificado, proposta, negociação, ganho ou perdido, e a regra de saída de cada fase, para os negócios deixarem de apodrecer no mesmo sítio.
5 fases. 5 regras de saída. 16 páginas.
«Todos os negócios em negociação estão lá desde fevereiro.»
A maioria das equipas pequenas tem um de dois pipelines: o mapa de doze fases que ninguém atualiza depois da fase três, ou o mapa de duas fases onde cada negócio está «em curso» há noventa dias. Falham os dois pela mesma razão. Uma fase sem regra de saída é um parque de estacionamento, e os parques enchem-se.
As cinco fases abaixo são o modelo. Cada uma com a regra que puxa um negócio para a frente, ou o encerra antes de apodrecer.
Lead, qualificado, proposta, negociação, ganho ou perdido. É esta a forma de qualquer negócio que uma equipa pequena já ganhou ou perdeu. O resto é uma fase que ninguém atualiza. Cada fase ganha o seu lugar com uma única regra de saída, com nome: o facto que tem de ser verdade antes de o negócio sair dali.
Um formulário no site, uma recomendação, uma conversa numa feira, um nome numa lista. Sinal a sério, ainda não é um negócio.
A necessidade é real, o encaixe é plausível e há caminho até uma decisão de compra. É a primeira fase em que o tempo investido tem retorno.
Um preço concreto, um âmbito concreto, enviados à pessoa que pode dizer que sim. O primeiro artefacto que existe fora da sua cabeça.
O cliente pegou na proposta e empurrou de volta num ponto concreto. Uma contraproposta, uma objeção, uma correção ao contrato.
O negócio terminou, de uma forma ou de outra. Ganho é assinado, perdido é dito. Os dois são factos, no meio não há nada.
O valor de uma fase vem da sua regra de saída. Mesmo nome, regra diferente, previsão diferente. Sem regra, a fase segura os negócios para sempre. Com regra, o pipeline diz a verdade, e a revisão semanal demora dez minutos em vez de uma hora.
| Fase | O que entra | Regra de saída |
|---|---|---|
| [ 01 ] |
Lead
Um nome, uma empresa, uma forma de entrar.
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Tem um contacto real do comprador: nome, empresa, canal. Se não consegue chegar à pessoa, não é um lead. Separadores abertos e cartões esquecidos na gaveta não contam. |
| [ 02 ] |
Qualificado
Orçamento, decisor e prazo, os três com nome.
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O orçamento é real, o decisor está identificado e há uma janela de tempo. Falta um? Volta a lead. Subir um negócio por esperança é a principal causa de negociações velhas. |
| [ 03 ] |
Proposta
Uma proposta escrita com preço e âmbito.
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Existe uma proposta concreta fora do e-mail, em PDF, documento ou link para assinar, e está nas mãos do decisor. Uma estimativa enviada por e-mail não é uma proposta. Uma conversa sobre o âmbito também não. |
| [ 04 ] |
Negociação
Uma objeção ou contraproposta real, por escrito.
|
O cliente empurrou de volta no preço, nas condições, no âmbito ou no prazo, de forma concreta, num fio que consegue citar. Silêncio não é negociação. Um negócio que está «em negociação» há trinta dias sem um único e-mail está parado. Diga-o, e ou o reanima ou dá-o por perdido. |
| [ 05 ] |
Ganho / Perdido
Um contrato assinado ou uma recusa clara.
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Contrato assinado, fatura paga ou arranque marcado → ganho. Não explícito, escolha de outro fornecedor ou 14 dias de silêncio depois de uma insistência → perdido, com um motivo entre cinco: preço prazo encaixe concorrência sem decisão. |
Dezasseis páginas em A4. Uma página por fase, com o que entra, a regra de saída, o erro que a torna um estacionamento e um exemplo. Guarde-o, deixe-o ao lado do monitor, entregue-o a quem entrar na equipa logo no primeiro dia.
Descarregar o PDFAs 5 fases do pipeline
Lead → qualificado → proposta → negociação → ganho/perdido.
Um modelo de pipeline, não um projeto de sales ops.
Desenhar o pipeline é uma decisão de uma terça-feira à tarde, não uma iniciativa de um trimestre. Ponha as cinco fases a andar, use-as um mês e só depois ajuste. Nunca ao contrário.
Seja qual for o nome que o seu CRM lhes dá hoje, faça-as corresponder a lead, qualificado, proposta, negociação, ganho ou perdido. Os dados ficam, as etiquetas mudam.
Uma linha. O facto que tem de ser verdade antes de um negócio sair dali. No cabeçalho da coluna do CRM, ou num comentário na folha de cálculo, algures onde a equipa a veja todas as semanas.
Não ao longo de um trimestre. Numa sessão. Mova cada negócio para a fase que a regra justifica mesmo. A maioria das equipas encontra pelo menos um terço das negociações em qualificado, e outro terço em perdido.
Sem fases novas. Sem «vamos só acrescentar uma fase de primeira reunião para este cliente». Se ficar uma dúvida por responder, escreva-a e volte a ela na semana quatro.
Um «quem me dera ter isto» é folclore. Dois é sinal. É esta paciência que mantém o pipeline em cinco em vez de doze.
Um registo tem campos. Um negócio tem fases. São dois problemas diferentes. Se já refez os seus campos, o pipeline continua a precisar da sua própria passagem, e a maioria das queixas de «o meu CRM está partido» é esta confusão.
Respostas curtas. A referência completa trata do resto.
Para uma equipa pequena, cinco: lead, qualificado, proposta, negociação, ganho ou perdido. Cobre o ciclo de vida completo que uma equipa pequena observa: entrou alguma coisa, vale a pena trabalhar, apresentámos proposta, estamos a negociar, ganhámos ou perdemos.
Os pipelines de doze fases costumam apodrecer a partir da fase três, e os de duas fases escondem cada negócio parado dentro de «em curso». Cinco é a medida em que cada fase ganha o seu lugar e cada negócio tem um próximo passo claro.
Um PDF de dezasseis páginas. Uma página por fase, com o que entra na fase e a regra de saída que decide quando um negócio sai dali.
É neutra quanto a fornecedores por desenho: o modelo aguenta com o pipeline num CRM, num quadro Kanban ou numa coluna da folha de cálculo.
A condição de saída de uma fase, com nome: o facto concreto que tem de ser verdade antes de um negócio sair dali. Qualificado, por exemplo, exige orçamento, decisor e prazo, os três confirmados. Sem essa regra, qualificado quer dizer «esperançoso». Com ela, qualificado quer dizer qualificado.
Cada fase tem uma regra. Uma linha. À vista da equipa. É a regra que impede a fase de virar parque de estacionamento.
Para quem trata da carteira de clientes em equipas pequenas. Fundadores, responsáveis de operações, direções de agência, profissionais independentes, quem estiver a refazer um pipeline com fases a mais que ninguém atualiza, ou a menos, que escondem negócios parados.
Se tem cinquenta comerciais e uma equipa de RevOps dedicada, esta ficha fica abaixo do que precisa. É para quem já usa cinco chapéus e precisa de uma referência, não de um projeto de sales ops.
Não. As cinco fases e as regras de saída são neutras quanto a fornecedores. O modelo aguenta com Syncek, HubSpot, Pipedrive, Notion, Airtable ou uma folha de cálculo. Escrevemo-lo porque nos pediam sempre o mesmo modelo e não havia uma boa referência para apontar.
Se ficar curioso sobre o Syncek depois de ler a ficha, a versão longa e o produto estão a um clique. Se não ficar, a ficha funciona na mesma.
Um único PDF em A4. Dezasseis páginas: o modelo, uma página por fase, como escrever uma regra que dispare, a revisão semanal e o pipeline numa folha.
Cada língua é um ficheiro próprio. Marque no formulário as que quiser.
Não. O e-mail serve para lhe enviar o PDF e, de vez em quando, uma novidade do Syncek, mais nada. Sem telefone, sem dimensão da empresa, sem sequências de e-mails, sem «só para saber como está». Cancelar a subscrição é um clique.
Preços honestos. Sem surpresas por utilizador. A mesma postura na lista de e-mail.
Problema diferente. Os 14 campos descrevem quem é o cliente. As 5 fases descrevem onde está o negócio. São dois problemas de desenho diferentes, e a maioria das queixas de «o meu CRM está partido» nasce de os confundir.
Se já refez os seus campos com a ficha dos 14 campos, o pipeline continua a precisar da sua própria passagem. Ver a ficha dos 14 campos.
O artigo completo, fase a fase, com regras de saída, os erros mais comuns e exemplos trabalhados, está em syncek.com/pt/blog/o-que-e-um-pipeline-de-vendas. O guia é o que fica na secretária. O artigo é a referência.
Cinco fases usadas todas as semanas, cada uma com a sua regra de saída, valem mais do que doze fases que ninguém atualiza. Descarregue o guia, passe os negócios abertos pelas regras e veja o que o seu pipeline tem mesmo lá dentro.
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