O que e a sincronizacao de email num CRM? As 4 coisas que significa

A sincronizacao de email num CRM e a ligacao automatica entre a sua caixa de correio e o seu CRM que faz quatro tarefas: regista as mensagens que envia e recebe, permite-lhe enviar e receber correio a partir de dentro do CRM, captura como contactos as pessoas a quem escreve e anexa cada conversa ao registo certo. Sao quatro capacidades distintas com um so rotulo. Saber qual delas um fornecedor quer dizer quando afirma "sincroniza com o Gmail" e a diferenca entre ativar aquilo que queria e ativar algo que nao queria.

Este texto e neutro em relacao a fornecedores. As quatro tarefas mantem-se, quer ligue uma caixa de correio a solucoes improvisadas com o Google Sheets, ao Pipedrive, HubSpot, Attio, Notion ou Syncek. Leia-o antes de clicar em ligar, porque o email toca em correio privado e a decisao e mais facil de tomar do que de desfazer.

O que e a sincronizacao de email num CRM?

A sincronizacao de email liga a sua caixa de correio ao seu CRM para que as conversas com o cliente fiquem junto do registo do cliente em vez de enterradas numa caixa de correio pessoal. Quando funciona, um colega abre uma conta e ve todo o historico de email sem que ninguem tenha de reencaminhar uma conversa. Quando e vaga, liga uma caixa de correio e so mais tarde descobre que "sincronizar" significava apenas uma coisa restrita, ou muito mais do que esperava.

A confusao e estrutural. A maioria dos operadores ouve "sincronizacao de email num CRM" e imagina um unico interruptor. Esta mais perto de quatro interruptores empilhados atras de um so rotulo. Uma ferramenta pode entregar um deles, tres deles, ou os quatro, e continuar a chamar ao resultado "sincronizacao de email". A pergunta recorrente do comprador nao e "e poderoso?". E "o que exatamente e ativado quando ligo a minha caixa de correio, e quem o pode ver?".

A sincronizacao de email sao quatro coisas, nao uma

A sincronizacao de email sao quatro tarefas sob um so nome: registar o que foi enviado, enviar e receber a partir de dentro do CRM, capturar como contactos as pessoas a quem escreve e associar cada conversa ao registo certo. Eis o que cada uma faz por si so.

1. Registo: um historico do que foi enviado

O registo de email escreve uma copia de uma mensagem no CRM para que a atividade apareca no contacto ou no negocio. E a forma mais comum de registo de email que os fornecedores de CRM entregam e, muitas vezes, a unica por tras de um rotulo de "sincronizacao".

O registo responde a uma pergunta: falamos com este cliente, e quando? Nao lhe permite escrever correio a partir do CRM. Nao traz novos contactos. Regista. Um email registado aparece na cronologia de um registo, normalmente com o assunto, a data e o corpo. Se o seu objetivo e uma trilha de auditoria de quem contactou quem, so o registo pode ser suficiente.

O que convem verificar: regista automaticamente, ou apenas quando poe em BCC um endereco especial ou clica num botao? O registo manual parece sincronizacao numa demonstracao e deixa de acontecer discretamente na terceira semana.

2. Envio e rececao nos dois sentidos

A sincronizacao de email nos dois sentidos e a tarefa que a maioria das pessoas de facto imagina. Escreve e le correio a partir de dentro do CRM, e a mesma mensagem tambem chega a sua caixa de correio normal. Responda a partir do registo, e o cliente ve-a chegar do seu endereco real. Responda a partir do Gmail, e o CRM mostra a resposta no registo.

Esta e a diferenca que mais importa. O registo num so sentido e um espelho retrovisor: diz-lhe o que ja aconteceu. A sincronizacao de email nos dois sentidos e uma superficie de trabalho: faz o email a partir do CRM e a caixa de correio mantem-se a par. Para uma equipa que quer deixar de alternar separadores entre uma caixa de correio e um sistema de clientes, a capacidade nos dois sentidos e a que vale a pena confirmar pelo nome.

3. Captura de contactos

A captura de contactos le as pessoas a quem escreve e cria ou atualiza registos de contacto para elas. Escreva a um novo potencial cliente, e um contacto aparece na sua tabela com o nome e o endereco ja preenchidos. Sem copiar e colar, sem linha manual.

A captura e comoda e tambem a tarefa a escrutinar com mais rigor, porque decide o que entra na sua base de dados. Algumas ferramentas capturam todos os enderecos a quem alguma vez escreve, incluindo o dentista e o recibo da entrega de comida. Outras capturam apenas pessoas em dominios que marca como clientes, ou apenas quando as adiciona a mao. A pergunta a fazer: o que despoleta uma captura, e consegue controlar a regra? Um CRM que captura tudo transforma a sua carteira de clientes limpa numa lista de contactos em que ninguem confia, a mesma falha que afastou muitos operadores do seu CRM anterior.

4. Associacao de conversas

A associacao de conversas anexa cada conversa de email ao registo certo, para que a conversa apareca na conta, no negocio ou no contacto a que pertence. E a tarefa que torna uteis as outras tres. Registo sem associacao e uma pilha de emails sem casa. A associacao e o que poe a conversa no registo.

Bem feita, a associacao e automatica: o CRM faz corresponder o endereco de email da conversa a um registo e arquiva-a la. Mal feita, deixa conversas sem correspondencia a espera que lhes atribua um destino, o que e trabalho manual disfarcado de funcionalidade. Quando o email do cliente fica anexado ao registo certo, toda a equipa consegue responder a "qual e o estado desta conta?" sem reencaminhar nada. Essa recompensa e o objetivo da sincronizacao, nao a integracao em si.

O que perguntar antes de ligar uma caixa de correio

Ligar uma caixa de correio toca em correio privado. Antes de clicar em ligar, devia conseguir responder a tres coisas.

• O que e sincronizado. As quatro tarefas, ou apenas o registo? Todos os emails, ou apenas as conversas com clientes? Correio antigo, ou apenas correio novo a partir de hoje?
• Em que sentido flui. Num so sentido para dentro do CRM, ou envio e rececao nos dois sentidos? Uma resposta a partir do seu telemovel aparece no registo?
• Quem o pode ver. Uma conversa sincronizada passa a ser visivel para todos no espaco de trabalho, ou apenas para si e para as pessoas na conta? Correio privado arquivado num sistema partilhado e uma preocupacao real, e a resposta devia ser explicita, nao escondida.

Se uma ferramenta nao consegue responder a essas tres coisas de forma clara, essa e a resposta. O objetivo de perguntar primeiro e evitar o arrependimento que gera abandono: ativar uma funcionalidade que nao percebeu, e depois passar uma semana a desfaze-la.

Sincronizacao de email num sentido vs. nos dois sentidos

A distincao isolada mais util e o sentido. Eis o contraste em termos simples.

Capacidade	Registo num so sentido	Sincronizacao nos dois sentidos
Regista correio enviado e recebido no registo	sim	sim
Permite enviar correio a partir de dentro do CRM	nao	sim
Respostas da sua caixa de correio normal aparecem no CRM	as vezes	sim
Respostas do CRM aparecem na sua caixa de correio normal	nao	sim
Melhor para	uma trilha de auditoria de contactos	gerir o email dos clientes a partir de um so lugar

A maioria das afirmacoes "sincroniza com o Gmail" e registo num so sentido, a menos que o fornecedor diga o contrario. Se o que precisa e dos dois sentidos, confirme-o pelo nome antes de ligar.

Um so lugar para responder a "qual e o estado desta conta?"

A razao pela qual algo disto importa e a mesma razao pela qual um CRM existe, afinal. Hoje, a maioria das equipas pequenas guarda os clientes numa folha de calculo, os negocios em conversas de email, os ficheiros no Drive e as notas em mensagens diretas do Slack. Nao ha um unico lugar para responder a "qual e o estado desta conta?". A sincronizacao de email, bem feita, fecha essa lacuna para a metade do problema que e o email.

Quando uma conversa vive no registo, um novo colega abre a conta e ve todo o historico. Sem reencaminhamentos. Sem "podes incluir-me". Sem responder a todos para cinco pessoas. Essa fonte unica de verdade depende de duas camadas por baixo do email: os campos do registo e o pipeline pelo qual o negocio avanca. Descrevemos a base de trabalho para o proprio registo no pilar dos 14 campos do registo de cliente, e as fases pelas quais um negocio avanca no pilar da anatomia do pipeline de vendas. A sincronizacao de email anexa a conversa a essa estrutura. Sem a estrutura, o email sincronizado e apenas mais correio com uma casa nova.

O que acontece quando desliga

A pergunta que os operadores fazem por ultimo e com que mais se preocupam: o que acontece aos meus dados quando o desligo? Ligar uma caixa de correio pode parecer irreversivel, por isso verifique a saida antes da entrada.

Uma resposta limpa e assim: desligar para o sincronizar de correio novo, deixa nos seus registos as conversas ja registadas e nunca volta a mexer na sua caixa de correio para apagar seja o que for. A sua caixa de correio e sua. Um CRM em que vale a pena confiar trata os seus dados como seus, incluindo a saida, com exportacao para CSV ou JSON a qualquer momento. Se um fornecedor nao lhe consegue dizer o que faz o desligar, encare isso como uma razao para esperar.

Onde esta o Syncek hoje

Em bom portugues: o Syncek nao entrega sincronizacao de email em tempo real hoje. A sincronizacao com o Gmail e um item nomeado no roteiro publico, ao lado da integracao com o calendario e dos anexos de ficheiros por registo. Dize-lo e o que torna fiavel o resto deste guia.

O que o Syncek ja entrega agora e a estrutura a que a sincronizacao de email se anexa. O Syncek e um CRM que se sente como a folha de calculo que ja usa, feito para equipas de 1 a 50 pessoas que ultrapassaram a sua folha mas nao a flexibilidade que ela lhes dava. Espacos de trabalho partilhados, permissoes por funcao e uma cronologia de registo estao ativos hoje, por isso, quando a sincronizacao de email chegar, a conversa tera um registo a que se anexar e uma equipa que ja a consegue ver. Ate la, este texto explicativo e a forma honesta de ser util sobre o tema: nomear as quatro tarefas, fazer as tres perguntas e ligar de olhos abertos.

As funcionalidades de sincronizacao com o Gmail no CRM estao no roteiro publico do Syncek, ainda nao disponiveis. O espaco de trabalho partilhado, a cronologia de registo e as permissoes a que se irao anexar ja estao ativos, por isso a base esta pronta para o dia em que chegarem.